☰ Меню

Принцип четырех глаз. Право подписи документов в организациях с иностранными инвестициями (Е. Орлова, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 9, сентябрь 2009 г.)

Обращаем внимание: вы можете сохранить ссылку на документ в социальных сетях, а также скачать документ себе на компьютер.


Принцип четырех глаз. Право подписи документов в организациях с иностранными инвестициями


Автор рассказывает, как совместить управленческую практику иностранных компаний, перенесенную ими на территорию России, с нормами Российского законодательства. Все это возможно, надо лишь закрепить фактическое положение дел в локальных нормативных актах.


Как показывает аудиторская практика, фирмы с иностранными инвестициями чаще всего допускают ошибки при оформлении договорных отношений с топ-менеджерами, наделении их соответствующими полномочиями, а также при выплате им вознаграждений и компенсации расходов. Рассмотрим, как избежать проблем при документальном оформлении взаимоотношений с топ-менеджерами фирм с иностранными инвестициями.

При построении управленческой модели в фирмах с иностранными инвестициями в большинстве случаев используется принцип четырех глаз (vier Augen Prinzip), принятый во многих мировых компаниях*(1): все документы утверждаются и подписываются двумя топ-менеджерами (например, генеральным директором и членом Совета директоров), не находящимися во взаимном подчинении (двойная подпись). Это означает, что ни одно решение не должно приниматься единолично, необходимо поддержание двойного параллельного независимого принятия решений и контроля над хозяйственными операциями фирмы с иностранными инвестициями.

Такой порядок необходим в целях предотвращения финансовых растрат, нецелевого использования средств, незаконного присвоения активов фирмы, использования служебного положения в личных целях, коррупции, распространения ложной информации и нарушений действующего законодательства. Сам факт, что для разрешения хозяйственных операций требуется решение не менее двух управляющих, обеспечивает взаимный контроль высших должностных лиц фирмы с иностранными инвестициями.

Однако на практике такие фирмы, применяя "де-факто" принцип четырех глаз, не оформляют его "де-юре" во внутренних локальных нормативных актах.

Это чревато неприятными последствиями для предприятия, поэтому далее приведен пример, когда организации понадобилось привести формальное положение дел в соответствие с фактическим, а также фрагмент документа, в котором это приведение производится.


Пример

ООО "Прато", юридическое лицо по законодательству РФ, уставный капитал которого разделен на две доли следующим образом:

одна доля в размере 70% уставного капитала номинальной стоимостью 70 000 руб.

принадлежит российской компании - ООО "Меола";

одна доля в размере 30% уставного капитала номинальной стоимостью 30 000 руб. принадлежит концерну Siemens AG (юридическое лицо по законодательству ФРГ). ООО "Прато" в своей управленческой деятельности руководствуется принципом четырех глаз: все договоры от имени этой организации подписываются двумя топ-менеджерами: генеральным директором и председателем Совета директоров (либо директорами по направлениям и членом Совета директоров).

Во внутренних локальных нормативных актах ООО "Прато" принцип четырех глаз не зафиксирован.

По результатам аудиторской проверки ООО "Прато" было рекомендовано разработать и утвердить внутренний локальный нормативный акт, предусматривающий использование в управленческой деятельности принципа четырех глаз.


Фрагмент документа


Примерный образец


Общество с ограниченной ответственностью "Прато" (ООО "Прато")


                                                                Утверждаю:

                                                      Генеральный директор

                                                               ООО "Прато"

                                                     _________ А.С. Вишнев


                                                                01.07.2009


Стандарт организации

Система менеджмента качества


Порядок анализа договоров (контрактов)


                                                         Введен в действие

                              приказом по ООО "Прато" от 01.07.2009 N 178,

                      соответствует требованиям стандарта МС ISO 9001:2000

...

3. Полномочия должностных лиц по подписанию договоров от имени Организации

3.1. Организация заключает договоры от своего имени. Структурные подразделения Организации не вправе заключать договоры с контрагентами.

3.2. В целях предотвращения финансовых растрат, нецелевого использования средств, незаконного присвоения активов Организации, использования топ-менеджерами служебного положения в личных целях, а также в целях предотвращения нарушений действующего законодательства Организация руководствуется в своей управленческой деятельности принципом четырех глаз, который реализуется в следующем порядке (с учетом норм п. 3 ст. 1202 ГК РФ):

3.2.1. Все договоры, заключенные Организацией, подписывают генеральный директор и председатель Совета директоров (две подписи). В соответствии с письменной доверенностью, выданной генеральным директором, полномочия по подписанию договоров от имени Организации могут быть делегированы должностным лицам Организации;

3.2.2. Договоры, подписываемые исключительно генеральным директором и председателем Совета директоров:

- кредитные договоры, договоры залога и поручительства по этим кредитным договорам, кроме договоров овердрафтного финансирования в рамках генерального соглашения об овердрафтном кредитовании;

- договоры финансовой аренды оборудования (лизинга);

- договоры, связанные с приобретением (продажей) основных средств на сумму более 500 000 руб.;

- договоры банковского счета, договоры на обслуживание клиентов с использованием документов в электронной форме, соглашения о безакцептном списании денежных средств к договорам банковского счета.

3.2.3. В период временного отсутствия генерального директора и председателя Совета директоров (отпуск, болезнь, командировка) вышеперечисленные договоры подписываются уполномоченными должностными лицами:

- первая подпись - вместо генерального директора уполномоченное должностное лицо на основании доверенности;

- вторая подпись - вместо председателя Совета директоров - уполномоченный член Совета директоров.

Юридический отдел после выхода генерального директора и председателя Совета директоров на работу в течение 3 рабочих дней должен направить этим лицам служебную записку с перечнем зарегистрированных в период их временного отсутствия договоров из перечня пункта 3.2.2 настоящего Стандарта.

3.2.4. Договоры, полномочия по подписанию которых делегированы генеральным директором и председателем Совета директоров финансовому директору и члену Совета директоров (две подписи):

- договоры овердрафтного финансирования в рамках соглашения об овердрафтном кредитовании;

- договоры аренды имущества Организации, договоры на оказание коммунальных услуг, на оказание услуг сотовой связи;

- договоры страхования имущества;

- договоры на повышение квалификации.

3.2.5. Договоры, полномочия по подписанию которых делегированы генеральным директором и председателем Совета директоров коммерческому директору и члену Совета директоров (две подписи):

- договоры на приобретение товарно-материальных ценностей, в том числе основных средств стоимостью до 500 000 руб.;

- договоры поставки продукции;

- договоры с поставщиками транспортно-экспедиционных услуг.

3.2.6. Полномочия по подписанию договоров, кроме указанных в пунктах 3.2.2, 3.2.4, 3.2.5 настоящего Стандарта, делегированы генеральным директором и председателем Совета директоров исполнительному директору и члену Совета директоров (две подписи).

3.2.7. В случае подписания договоров финансовым директором, коммерческим директором, исполнительным директором (первая подпись) в рамках своих полномочий в тексте договора указывается должность и номер доверенности.

3.2.8. В случае подписания договоров председателем Совета директоров или членом Совета директоров (вторая подпись) в рамках своих полномочий в тексте договора указывается должность и ссылка на соответствующий пункт настоящего Стандарта.

3.2.9. Юридический отдел осуществляет контроль соблюдения должностными лицами Организации полномочий по подписанию договоров от имени Организации.

Не допускается подписание договоров должностными лицами, если в тексте договора указано иное должностное лицо.

Не допускается подписание договоров единолично только одна подпись) - генеральным директором или в соответствующих случаях - только финансовым директором, коммерческим директором или исполнительным директором.


Литература


1. Прокофьев С.Е., Назарова И.В. Организация исполнения федерального бюджета в ФРГ // Финансы. - 2006, N 9.

2. Базовые принципы эффективного надзора за банковской деятельностью. Письмо. Базельский комитет по банковскому регулированию (ББ 98-21, 22, 24-26, 28).

3. Орлова Е.В. Компания и топ-менеджеры: оформление договорных отношений, вознаграждения и компенсация расходов // Библиотечка "Российской газеты", 2009.


Е. Орлова,

заместитель генерального директора ЗАО "АСМ Аудит"


Словарь кадрового делопроизводства

Двойной контроль - действия, требующие для их совершения одновременного согласия двух сторон, например, две подписи на документе, два ключа от банковского сейфа, арендуемого клиентом, - у владельца и сотрудника банка.


"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 9, сентябрь 2009 г.


------------------------------------------------------------------------

*(1) Например, в ФРГ, "согласно vier Augen Prinzip", прокурист (должностное лицо компании, обладающее неограниченными полномочиями по ведению дел, аналогичными полномочиям руководителя компании) вправе заключать договоры от имени компании только совместно с другим прокуристом или совместно с руководителем компании. Подписание договора только одним прокуристом не влечет возникновения каких-либо обязанностей у компании.

Посмотреть документ в галерее:

Принцип четырех глаз. Право подписи документов в организациях с иностранными инвестициями (Е. Орлова, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 9, сентябрь 2009 г.). Лист 1 Принцип четырех глаз. Право подписи документов в организациях с иностранными инвестициями (Е. Орлова, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 9, сентябрь 2009 г.). Лист 2 Принцип четырех глаз. Право подписи документов в организациях с иностранными инвестициями (Е. Орлова, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 9, сентябрь 2009 г.). Лист 3 Принцип четырех глаз. Право подписи документов в организациях с иностранными инвестициями (Е. Орлова, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 9, сентябрь 2009 г.). Лист 4 Принцип четырех глаз. Право подписи документов в организациях с иностранными инвестициями (Е. Орлова, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 9, сентябрь 2009 г.). Лист 5

Советы офисному сотруднику:

Информация о документе:

Раздел: Бланки документов
Тип документа: Договор лизинга, финансовой аренды
Размер файла: 19,4 кб (txt-версия)

Прикрепленный файл:

«Принцип четырех глаз. Право подписи документов в организациях с иностранными инвестициями (Е. Орлова, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 9, сентябрь 2009 г.)». Скачать (Word, doc)

Если понравился этот бланк:


С этим документом часто просматривают:

Наверх